POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

 

Dans la suite, nous désignerons par :

 

  • Service, le service de prise de rendez-vous Assistant.immo

 

  • Société, la société Prospect Guru  SAS, société éditrice du Service

 

  • Sites Web, les sites internet édités par la Société

 

  • Clients, les personnes physiques ou morales pour le compte desquels un compte gratuit ou payant a été créé

 

  • Administrateurs, les utilisateurs pouvant gérer leur équipe et notamment l’ajout/suppression d’Agents et autres Administrateurs

 

  • Agents, les utilisateurs avec lesquels les Contacts vont prendre des rendez-vous. Les Administrateurs ont la possibilité d’inviter d’autres utilisateurs à rejoindre leur équipe. Il est à noter qu’un Administrateur de l’équipe peut également avoir le rôle d’Agent s’il a configuré son compte de cette manière

 

  • Contacts, les personnes qui sollicitent le Client pour prendre un rendez-vous

 

  • Rendez-vous, les différentes interactions possibles entre le Client et ses Contacts. Une liste non exhaustive de rendez-vous peut être:

    • Appel téléphonique

    • Rendez-vous en agence

    • Visite d’un bien (estimation, achat, location)

 

La présente politique s’applique au Service de prise de rendez-vous “Assistant.immo”, aux données de contact collectées sur les Sites Web de la Société ainsi qu’aux autres interactions (tel que sollicitation du support ou suivi de la relation commerciale) entre utilisateurs et la Société.

Cette présente politique vise à informer les utilisateurs du traitement qui est fait de leurs données ainsi que de leurs droits en accord avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) européen.​

​​

  1. Collecte des informations

  2. Finalité de traitement

  3. Durée de conservation

  4. Partage des informations

  5. Sécurité

  6. Droits

  7. Consentement

  8. Transfert vers un pays tiers

  9. Responsable du traitement

  10. Modifications

1. Collecte des informations

 

La Société collecte des informations sur ses utilisateurs et ce de la manière suivante :

 

Données des Contacts des Clients du Service​​​
  • Données issues des portails immobiliers. Le Service permet de traiter les demandes de sollicitation effectuées par les Contacts des Clients sur différents portails immobiliers. Dans le cadre du Service, ces sollicitations se matérialisent par la transmission d’emails de la part des différents portails contenant les données personnelles spécifiées par les Contacts sur ces plateformes. Ces informations sont traitées de manière automatisée afin de pouvoir proposer l’organisation d’un rendez-vous entre un Agent du Client et le Contact. Elles sont par la suite transférées au Client. Les informations transmises par les portails immobiliers sont les suivantes :

    • Nom et prénom du Contact

    • Adresse email du Contact

    • Numéro de téléphone du Contact

    • Contenu du champ libre permettant au Contact de préciser sa demande

    • Identifiant du bien et contenu de l’annonce publiée par le Client sur le portail immobilier (tel que description, localisation ou encore photographies du bien)

 

  • Formulaire de prise de rendez-vous. Dans le cadre du service de prise de rendez-vous, les Contacts des Clients du Service ont la possibilité de sélectionner le créneau qui leur convient via une interface web. Cette interface est accessible soit directement depuis le site internet du Client via un bouton intégré, soit via un lien transmis au Contact par email et/ou SMS. A la fin de ce processus, un formulaire demande des informations personnelles au Contact afin de pouvoir être contacté par un Agent du Client. Ces informations sont transmises au Client pour lequel la prise de rendez-vous a été initiée et sont incluses dans l’événement de calendrier généré (ajouté dans le calendrier de l’Agent assigné au bien, les Contacts recevant pour leur part une invitation). Il s’agit des informations suivantes :

    • Nom

    • Prénom

    • Numéro de téléphone

    • Adresse email

    • Adresse postale

Données des utilisateurs du Service

  • Identification Single Sign-On (SSO). Les utilisateurs peuvent s’inscrire au Service en s'identifiant à l’aide d’un mécanisme Single Sign-On. Ce mécanisme permet de déléguer l’authentification au Service à un service d’authentification tiers spécialisé. Ceci a pour effet de simplifier l’accès au Service. Il est à noter que lors de l’inscription au Service via un mécanisme de Single Sign-on, des permissions sont demandées. Ces permissions se limitent au nécessaire pour que le Service puisse être délivré. Ces dernières ne permettent pas l’accès ni aux emails de l’utilisateur (en dehors de ceux pouvant faire l’objet d’une redirection d’email), ni à sa base de contact, ni au mot de passe utilisé pour s’identifier sur le service d’authentification tiers. Les permissions demandées sont :

    • Accès à l’adresse email de l’utilisateur

    • Accès au nom et prénom de l’utilisateur

    • Accès au calendrier de l’utilisateur (lecture et écriture)

    • Accès à la mise en place de redirection d’email (voir ci-dessous pour le détail du traitement)

  • Fonctionnalité de configuration de redirection automatique. Afin de fonctionner, le Service doit pouvoir avoir accès aux informations transmises par email par les différents portails immobilier utilisés par le Client. Cet accès se fait par le traitement de l’ensemble des emails reçus sur une adresse email spécifique au Client générée par le Service. Le Client peut, à sa convenance, indiquer directement cette adresse email unique auprès des différents portails immobiliers ou mettre en place une redirection d’email vers cette adresse pour garder sa configuration préexistante. Afin de simplifier ce processus, le Service demande l’autorisation d’effectuer une telle manipulation pour le Client de façon automatique via le mécanisme Single Sign-On.

 

  • Calendriers connectés. Afin de pouvoir fonctionner, le Service a besoin d'accéder au(x) calendrier(s) des Agents des Clients. Lors d’une sollicitation du Service, un processus automatique se connecte au calendrier du ou des Agents du Client et identifie les créneaux disponibles en fonction des contraintes spécifiques à la requête ou exprimées via des préférences globales. Le Service accède aux événements existants dans les calendriers des Agents et procède à la création de nouveaux événements organisés par le biais du Service.

 

  • Données de personnalisation.Le Service collecte au travers de son application de personnalisation du service (à destination des Administrateurs et Agents) ou par communication avec le support des informations de personnalisation du service qui inclut les données suivantes :

    • Adresses professionnelles

    • Nom et prénom

    • Préférences horaires

    • Liste des biens immobilier du Client et association éventuel avec des Agents

    • Photographie des Agents​

Données liées aux Sites Web

  • Formulaires. La Société collecte des informations de contact au travers de formulaires présents sur ses Sites Web ou via des outils de support (tickets support ou messagerie). Ces informations sont utilisés afin de pouvoir vous recontacter et sont les suivantes :

    • Nom

    • Prénom

    • Email

    • Téléphone

    • Entreprise

    • Fonction

  • Données de suivi.La Société collecte automatiquement des métadonnées de suivi sur ses Sites Web​. Cette collecte inclus :

    • L’adresse IP utilisée. L’adresse IP permet de géolocaliser les utilisateurs.

    • Des informations sur le système client tel que nom du navigateur, langue et version du système d’exploitation

    • Des données d’interaction tel que les adresses des ressources consultées (URLs), les pages de référence, le nombre de clics, le temps passé sur les pages, la date et l’heure de consultation des pages

    • L’utilisation de cookie

2. Finalité de traitement

Les données collectées sont traitées conformément aux demandes de l’utilisateur, aux obligations contractuelles qui lient la Société et ses Clients ainsi qu’aux lois applicables.​

Ces données sont utilisées pour :

  • Assurer le service de prise de rendez-vous. ​Les informations de contact fournis et les informations de calendriers partagés sont utilisées afin d’assurer les engagements contractuels et notamment pour :

    • définir et comprendre les demandes

    • identifier les biens immobiliers sur lesquels portent les demandes

    • identifier l’Agent responsable de la gestion du bien ou un Agent disponible en fonction des contraintes exprimées

    • identifier les meilleurs créneaux en fonction des préférences et des contraintes

    • communiquer avec les Contacts des Clients et créer des événements de calendrier (rendez-vous) incluant les informations de localisation, de contexte, d’horaire et de participants

Le service de prise de rendez-vous est un service reposant sur de la prise de décision automatique (intelligence artificielle).

  • Suivre l’utilisation du service et protéger la sécurité des services.​ Cela inclut des mesures d’audience, l’analyse d’erreur du Service ou encore de prévention et détection de problèmes techniques ou de sécurité.

  • Répondre aux sollicitations de contact.​ Les informations de contact sont utilisées pour répondre aux sollicitations notamment en cas de demande de contact commercial ou de support.

  • Envoyer des newsletters.​ Des communications sont envoyées par email sur l’actualité du service, ses mises à jour ou ses offres spéciales aux utilisateurs qui en ont fait la demande. Ces communications sont désactivables à tout moment. Cette désactivation n’est pas bloquante pour l’exécution du reste du service.

  • Mener des enquêtes et suivre l’utilisation.​ La Société peut être amenée à contacter ses Clients notamment dans le cadre d’un suivi régulier de l’utilisation (accompagnement) ou pour solliciter des retours sur le service.

  • Améliorer la qualité du service. ​Les données sont analysées pour améliorer le Service. Les emails et événements de calendrier sont également traités de manière automatique afin d’entraîner et améliorer la performance des algorithmes d’intelligence artificielle.

  • Facturer le service et gérer la relation commerciale.

Les informations agrégées pour lesquelles il n’est plus possible d’identifier les personnes (exempt de toute information personnelle) telles que des statistiques globales peuvent être utilisées à des fins commerciales.

3. Durée de conservation​

 

La durée de rétention des données est définie afin de pouvoir remplir les obligations contractuelles, réglementaires et commerciales de la Société.

4. Partage des informations​

 

Ce paragraphe décrit la politique de partage des informations. Les données ne sont pas partagées ni vendues à une tierce partie non définie ci dessous.

  • Communication aux Contacts du Client. ​Dans le cadre de l’exécution du Service et sur instructions du Client, la Société partage les informations des Agents du Client aux Contacts du Client souhaitant prendre un rendez-vous avec le Client. Cette communication est strictement limitée à l’organisation du rendez-vous et aux participants concernés. Les informations partagées dans ce cas sont :

    • Liste des disponibilités des Agents autorisés à gérer le bien en fonction des préférences globales et des contraintes spécifiques à l’organisation en cours

    • Nom et prénom de l’Agent sélectionné (configuré à l’avance en tant que responsable du bien ou sélectionné par le Service en fonction des disponibilités des différents Agents)

    • Photographie de l’Agent sélectionné si cette dernière a été spécifiée

    • Information de contact de l’Agent sélectionné tel que numéro de téléphone

    • Adresse du rendez-vous (pouvant être l’adresse du bureau de l’Agent ou encore l’adresse du bien)

  • Communication aux Clients. ​Les informations personnelles remplies par les Contacts des Clients sur le formulaire de prise de rendez-vous sont transmises au Client concerné. Les informations reçu de la part des différents portails immobilier sont également transmises au Client.

  • Support​. Dans le cas d’erreur, de comportement anormal ou de sollicitation directe, les requêtes sont transmises à une équipe support.

  • Fournisseurs de service.​ Les données de contact, de gestion de la relation commerciale et de facturation sont traitées par des prestataires externes.

5. Sécurité

La sécurité des données traitées par le Service (dont les données personnelles) est au coeur du Service. Des mesures de protection fortes de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données ont été mise en place. La Société a également mis en place des politiques et procédure afin de prévenir les accès non autorisés aux données.  Ces dernières incluent des règles de développement sécurisé (privacy and security by design), de sensibilisation continue à la sécurité, de mise en place de chiffrement ou encore de signature d’accords de confidentialité.​​

6. Droits

Les utilisateurs ayant fourni des données au Service peuvent s’adresser au support pour faire valoir leurs droits :

  • Droit d’accès​. L’utilisateur peut demander un extrait des informations personnelles stockées et traitées.

  • Droit de rectification. ​L’utilisateur peut demander à modifier une information erronée.

  • Droit à l’oubli. ​L’utilisateur peut demander à supprimer une ou des informations personnelles.

  • Droit à la portabilité​. L’utilisateur dispose d’un droit à la portabilité de ses données.

Dans le cas d’une demande d’application de ces droits reçu directement par la Société par un Contact d’un ou plusieurs de ses Clients, la Société transférera la demande aux Clients concernés qui agissent en tant que responsables de traitement. La Société assistera ces derniers dans l’application des obligations qui leur incombent.

Dans le cas d’un litige ou d’une interrogation vis-à-vis d’un traitement de données personnelles, l’utilisateur peut s’adresser :

  • au délégué à la gestion des données personnelles joignable à l’adresse email suivante: dpo@prospect.guru

  • à l’autorité locale de contrôle des données personnelles (CNIL pour la France)

7. Consentement

En fournissant des données personnelles, l’utilisateur consent à ce qu’elles soient utilisées dans les buts définis ci-avant. Le consentement peut être retiré à tout moment en précisant la portée du changement de consentement auprès du support ou tout autre moyen automatisé mis à la disposition de l’utilisateur pour exercer ce droit (tel un lien de désinscription).

Il est à noter que le retrait d’un consentement pour le traitement de tout ou partie des données personnelles pourra dégrader ou rendre impossible la fourniture du ou des services associés (notamment le service de prise de rendez-vous). Un retrait de consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement avant ce retrait.

8. Transfert vers un pays tiers

Les données du service sont hébergées en Union Européenne. Les données sont transférées dans des pays hors Union Européenne dans les cas suivants :

  • Données de suivi de la relation commerciale, de facturation et newsletter

La Société a mis en place une procédure de vérification de la sécurité de ses sous-traitants et des garanties proposées en matière de protection des données personnelles en accord avec les réglementations en vigueur (dont le RGPD européen).

9. Responsable du traitement​

 

Dans le cadre de la fourniture du Service de gestion des rendez-vous, le responsable de traitement des données transférés via les portails immobiliers, par l’interface web de sélection de créneaux proposée par le Service ou bien via le calendrier des Agents du Client est le Client. La Société est un Sous-Traitant pour la gestion de ces données.

Dans le cadre de la collecte des autres données, la Société est le responsable du traitement.

10. Modifications

Cette politique peut évoluer notamment en cas de changement réglementaire ou si des changements sont apportés aux activités de la Société. Dans le cas où les changements de cette politique affectent vos droits, la Société prendra contact avec vous par email pour vous informer des changements.

 

Date de mise à jour : 11 Avril 2019

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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